Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen zu den GoBD veröffentlicht
Am 14. November 2014 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) mit seinem neuesten Schreiben die überarbeitete und aktualisierte Ansicht der Finanzverwaltung zu den geltenden gesetzlichen Vorschriften für die elektronische Buchführung nach Handels- und Steuerrecht sowie zum elektronischen Datenzugriff auf EDV-Systeme im Rahmen von Steuerprüfungen veröffentlicht.
Der etwas sperrige Titel des BMF-Schreibens lautet „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff oder kurz „GoBD“.
Das neue Schreiben ersetzt damit für Veranlagungsjahre ab 2015 die bisherigen BMF-Schreiben zu den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungs-systeme (GoBS)“ und zu den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“. Das neue BMF-Schreiben ist auf Veranlagungs-zeiträume anzuwenden, die nach dem 31.12.2014 beginnen. Bis dahin gelten die bisherigen Schreiben zu GoBS und GDPdU fort.
Übernahme der Selbstverantwortung für die Ordnungsmäßigkeit des EDV-Systems – ein unauflösbares Dilemma für den Steuerpflichtigen?
Das BMF stellt in seinem Schreiben klar, dass das steuerpflichtige Unternehmen für die Einhaltung der GoBD und damit für die Ordnungsmäßigkeit der eingesetzten Buchführungssoftware selbst verantwortlich ist. Ohne die Beurteilung der Ordnungs-mäßigkeit der Software durch einen unabhängigen, sachkundigen Dritten, wie z. B eine darauf spezialisierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, bewegt es sich damit auf dünnem Eis. Denn das Unternehmen muss eigenverantwortlich für fehlerhafte Steuererklärungen und Jahresabschlüsse gegenüber dem Finanzamt einstehen. Dies birgt für den Steuerpflichtigen ein nicht unerhebliches Haftungsrisiko.
Dabei befindet er sich in einem Dilemma: Einerseits wird im BMF-Schreiben eine Zertifizierung der Buchführungssoftware nicht als Exkulpation zugunsten des Steuer-pflichtigen anerkannt, andererseits ist er aufgrund seiner Verantwortung dazu verpflichtet, sich ein Bild über die Software und die interne Organisation seiner Rechnungslegung zu verschaffen.
Das erinnert an ein PKW mit gültiger TÜV-Plakette: Erkennt der PKW-Nutzer, dass sein PKW trotz gültiger TÜV-Plakette verkehrsunsicher ist, weil z. B. die Scheinwerfer ausgefallen sind, darf er damit nicht fahren. Passiert ein Unfall, muss er sich die Schuld anlasten lassen. Die TÜV-Plakette exkulpiert ihn demnach auch nicht. Ganz unangenehm wird es für den Autofahrer, wenn das Fahrzeug keine TÜV-Plakette hat, es nicht verkehrssicher ist und auch noch ein Unfall passiert. Denn dann kommt das Argument: Wäre man zum TÜV gegangen, wäre der Mangel aufgefallen.
Die Moral von der Geschichte: Auch wenn das Zertifikat nicht vollständig exkulpiert, kann das Fehlen eines Zertifikats leicht zu einem großen Problem für den Software-Nutzer werden.
Zertifizierung der Ordnungsmäßigkeit des EDV-Systems unabdingbar – am besten durch einen unabhängigen, sachkundigen Dritten
Spätestens mit der Gültigkeit der GoBD für Geschäftsjahre ab 2015 hat der Steuerpflichtige daher ein vitales Interesse, sich über die Ordnungsmäßigkeit der Buchführungssoftware im Sinne der GoBD ein umfassendes Bild zu verschaffen. Dies selbst zu tun, ist ihm meist aus fehlender Sachkunde versagt. Er muss sich daher auf die Beurteilung eines unabhängigen, sachkundigen Dritten verlassen.
Gefordert ist hierbei die Fachexpertise aus dem Bereich IT-Prüfung. Darauf spezialisierte Wirtschaftsprüfungsgesellschaften wie die VMAG sind hier traditionell kompetente Ansprechpartner.
Die Zertifizierung wird damit zu einem deutlichen Qualitätsmerkmal und damit einem wesentlichen Entscheidungskriterium im Für-und Wider beim Erwerb einer Software-lizenz. Ob der Kunde bereit ist, für eine zertifizierte Software dann auch einen höheren Preis (durch Umlage der Zertifizierungskosten) zu bezahlen, wird der Markt zeigen.